A digitalização é a forma mais rápida, segura e eficiente de guardar os documentos dentro de uma organização!
Consiste na desmaterialização e libertação de espaço físico que permite ao cliente uma redução substancial dos custos associados à impressão de papel, bem como do próprio espaço ocupado pelo arquivo físico.
Recolhemos os documentos junto dos nossos clientes, para que possam ser minuciosamente organizados e catalogados de acordo com as necessidades específicas da sua empresa!
Após agendamento, procedemos à Recolha e Transporte da documentação do seu Arquivo para as nossas instalações, com toda a segurança.
Procedemos à Seleção, Identificação, Triagem e Classificação dos documentos recolhidos, através da confirmação do Protocolo de Entrega.
Nesta fase os documentos são organizados por tipologias de informação de forma a facilitar a sua consulta numa fase posterior.
São removidos os agrafos, clipes ou qualquer outro material que possa colocar em causa o processo de digitalização.
Na fase de Digitalização, as nossas equipas procedem à transformação dos documentos físicos para o formato digital, através de equipamentos especializados, garantindo a qualidade das imagens produzidas.
Através da Indexação, os documentos são organizados segundo as suas necessidades, de acordo com o planeamento previamente definido.
É efectuado um rigoroso Controlo de Qualidade, garantindo que as imagens e os dados associados estão em consonância com o documento original.
Depois de Digitalizados, os documentos são disponibilizados no formato acordado, podendo ser integrados em aplicações existentes.
Finalmente, a documentação original é Arquivada, de acordo com as suas especificações e necessidades.
Caso existam necessidades de organização cronológica ou específicas de negócio, a nossa equipa organizará a sua documentação em Arquivo Corrente, ideal para documentação com elevada necessidade de consulta sobre documentos físicos.
No caso de não haver elevado volume de consultas e/ou entregas de documentação, a documentação será enviada para custódia em Arquivo Intermédio, ideal para quem pretende apenas manter o seu acervo documental em segurança.
A documentação em Custódia poderá ser solicitada e entregue mediante agendamento, através do nosso Serviço de Operações de Arquivo, acompanhada de respectivo Protocolo de Entrega.
